Memanfaatkan Waktu Dengan Optimal

Kemampuan untuk membuat dan menjaga jadwal yang efisien dan efektif akan baik untuk produktivitas kamu, sekaligus akan menunjukkan bahwa kamu adalah tipe profesional yang bisa diandalkan, bertanggung jawab, dan bisa dipercaya.

Hal-hal tersebut akan membawa kamu menjadi orang yang diperhitungkan dalam segala jalan karier kamu. saat membuat jadwal (scheduling), alat-alat pendukung tertentu, seperti PDA, komputer, ponsel pintar, atau sekadar buku agenda, tak terelakkan. namun, tak akan ada gunanya pula jika kamu tak mengerti cara menggunakannya. karenanya, sangat disarankan agar kamu mulai menggunakan alat-alat yang sebenarnya bisa membantu kamu menyusun jadwal tersebut. terlepas dari alat-alat bantu tersebut, yang lebih penting adalah cara kamu menyusun jadwalnya, berikut tips yang bisa kamu lakukan untuk menyusun jadwal efektif:

Siapkan dan jelaskan tujuan anda
Pastikan apa target kamu. Misalnya, untuk menghadapi rapat, siapkan dan catat apa saja yang ingin kamu gali dari rapat itu, termasuk pertanyaan-pertanyaan apa saja yang ingin kamu tanyakan di sana. dengan melakukan hal ini sebelum rapat, maka kamu akan memiliki perkiraan waktu untuk menjadwalkan hal-hal lain setelah dan sebelum rapat. saat kamu tiba di ruang rapat, sebelum memulainya, utarakan maksud dan tujuan kamu agar jelas arah jalan rapat tersebut dan tepat sasaran.

Selalu tepat waktu
Disadari atau tidak, namun kebiasaan jam "karet" sudah sangat melekat dengan kebanyakan masyarakat kita. kebanyakan artinya bukan berarti seluruh masyarakat kita, dan selain itu sebenarnya masih bisa diubah jika kamu mau. kebiasaan untuk tepat waktu sangat erat hubungannya dengan profesionalitas seseorang. dalam hal ini, bukan berarti hanya datang tepat waktu saat berjanji untuk bertemu, tapi juga dalam hal tanggung jawab. kemampuan untuk mengatur ketepatan waktu menunjukkan bahwa kamu mampu mengontrol jadwal kamu yang padat. menunjukkan pula bahwa kamu menghormati waktu dan memperhatikan kepentingan dan keperluan orang lain, sehingga kamu mengharapkan sebaliknya dari yang bersangkutan. jika kamu tahu bahwa jalanan jakarta sudah tidak bisa lagi diperkirakan "jadwal" kemacetannya, ada baiknya kamu selalu berangkat lebih awal dari perkiraan.

Realistis
Waktu merupakan faktor utama dalam hal ini. maka melakukan perkiraan tak realistis akan suatu jadwal, seperti menyisipkan rapat dengan divisi penjualan di tengah-tengah waktu kamu melakukan presentasi, amat tidak efektif. kamu harus bisa meluangkan waktu sejenak untuk memperkirakan kemungkinan-kemungkinan terburuk yang bisa saja terjadi. jika jadwal terlalu padat, dan ada satu yang berlangsung lebih lama dari perkiraan, maka jadwal sisanya akan ikut mundur. cobalah untuk mengatur jadwal secara realistis, bukan secara ideal. buat estimasi waktu, lalu tambahkan waktu 10-20 persen waktu untuk perjalanan, atau rapat yang berlangsung lebih lama dari perkiraan, dan lainnya.

Konfirmasi ulang
Pertemuan atau jadwal yang melibatkan orang lain memang tidak terlalu bisa kamu kontrol. siapa tahu orang yang kamu ajak bertemu tersebut tiba-tiba repot atau mendadak batal. maka, daripada waktu kamu terbuang percuma karena datang ke tempat perjanjian tapi batal, akan lebih bermanfaat jika kamu mengirimkan konfirmasi terlebih dulu. entah itu dengan mengirimkan e-mail atau dengan menelepon orang tersebut.

Tera ulang
Dalam bukunya, How to Organize (Just About) Everything, Peter Walsh menawarkan saran, "Tinjau ulang seberapa banyak jadwal yang sudah berhasil kamu laksanakan, khususnya yang berkaitan dengan janji. Jika jumlahnya lebih dari 50 persen, evaluasikan apakah agenda orang lain bisa mengganggu jadwal kamu." ketika kamu terlalu sering bertemu dengan orang, kamu tak selalu bisa mengontrol keadaan. kamu juga tak bisa memperkirakan kapan bisa bekerja sendiri, dan tanpa gangguan dari orang lain. Entah itu di pagi hari atau di sore hari. Jadwal tersebut harus diketahui dengan pasti.

Ambil alih
Sebagai seorang individu, kamu memiliki "klien-klien" yang tak hanya di bidang bisnis. kamu juga harus mampu menyisihkan waktu untuk keluarga, pasangan, teman-teman, dan lainnya. Karenanya kadang waktu 24 jam terasa kurang. Tetapi kadang, ketika kamu sedang rapat dengan kolega atau atasan, obrolannya melebar ke hal-hal yang lain, waktu pun terbuang percuma. ketika ini terjadi, cobalah dengan sopan minta undur diri, jelaskan alasan bahwa kamu sudah ada rencana lain. potong obrolan yang tak terlalu penting untuk urusan pekerjaan, untuk sama-sama menggunakan waktu yang tersisa dengan kegiatan lain yang bermanfaat.
menyusun jadwal yang efektif bisa membantu kamu untuk memanfaatkan waktu 24 jam dalam sehari lebih maksimal, dan lebih produktif. ketika kamu menemukan ada hari-hari yang terasa lebih cepat dari biasanya, atau ada yang berjalan lebih lambat dari biasanya, maka sudah bisa dipastikan kamu membutuhkan penjadwalan yang lebih efektif.